Cổng người báo cáo
Để người báo cáo và người được mời theo dõi vụ việc trên trang web, nhắn tin và chia sẻ tệp.
Cổng người báo cáo là khu vực riêng trên trang web của bạn, tại địa chỉ trang web kèm /portal, nơi người đã báo
cáo vụ việc có thể theo dõi mà không cần tài khoản trong không gian làm việc. Họ thấy những gì bạn chọn chia sẻ và có
thể nhắn cho đội ngũ của bạn, kể cả khi họ báo cáo ẩn danh.
Người báo cáo thấy gì
Có hai cách đăng nhập vào cổng:
- Tài khoản: địa chỉ email và mật khẩu. Người báo cáo có thể tạo tài khoản cổng khi báo cáo, hoặc khi bạn mời họ.
- Số hồ sơ: số hồ sơ và mã truy cập hiển thị khi họ báo cáo. Người báo cáo có để lại tên cũng có thể yêu cầu liên kết đăng nhập qua email.
Trên cổng, vụ việc được gọi là "hồ sơ". Người báo cáo thấy Tiêu đề công khai và Tóm tắt công khai, các thanh tiến trình của quy trình Công khai, tin nhắn của họ, và chỉ những bản ghi được đánh dấu Chia sẻ với người báo cáo. Họ không bao giờ thấy quy trình nội bộ, ghi chú, bình luận hay vụ việc khác.
Đừng bao giờ ghi thông tin nội bộ vào Tiêu đề công khai hay Tóm tắt công khai: người báo cáo đọc đúng những gì bạn viết.
Nhắn tin cho người báo cáo
Mở thẻ Cổng của vụ việc để xem Tin nhắn với người báo cáo, dạng Trò chuyện hoặc Bảng. Viết vào Trả lời người báo cáo, đính kèm tệp nếu cần, rồi gửi. Khi người báo cáo trả lời, người phụ trách và Nhóm xử lý được thông báo, và tệp họ gửi được thêm vào Tệp của vụ việc. Bạn cần quyền Nhắn người báo cáo.
Mọi tin nhắn của các vụ việc cũng được liệt kê tại Quản lý vụ việc → Hồ sơ vụ việc → Tin nhắn cổng thông tin.
Mời người báo cáo
Thẻ Quyền truy cập của người báo cáo trong thẻ Cổng giúp người báo cáo vào cổng:
- Mời vào cổng gửi email liên kết đăng nhập cho người báo cáo, ví dụ với vụ việc do chính bạn ghi nhận.
- Cấp mã truy cập mới thay cho mã bị mất. Mã mới chỉ hiển thị một lần: hãy đưa ngay cho người báo cáo qua một kênh bạn tin cậy. Các phiên đăng nhập hiện tại của họ sẽ kết thúc.
Chia sẻ vụ việc với người khác
Để nhờ nhân chứng hay luật sư bổ sung thông tin, hãy cấp cho họ quyền truy cập cổng riêng. Bạn cần quyền Quản lý truy cập cổng.
Trên vụ việc, mở Quyền truy cập → Truy cập cổng và chọn Cấp quyền truy cập.
Trong Người nhận, chọn Một bên liên quan của vụ việc (cần có địa chỉ email) hoặc Một địa chỉ email.
Chọn Phạm vi: Tổng quan vụ việc hiển thị tóm tắt và trạng thái công khai; Chỉ bản ghi chỉ hiển thị các bản ghi bạn chọn.
Chọn Mức: Xem, hoặc Đóng góp để họ điền biểu mẫu hay thêm tệp. Chọn các Bản ghi cần chia sẻ và, nếu muốn, thời điểm Hết hạn.
Lưu lại. Họ nhận email mời đăng nhập hoặc tạo tài khoản cổng.
Mỗi người có trạng thái Đã mời, Đang hoạt động, Đã thu hồi hoặc Đã hết hạn. Thu hồi chấm dứt quyền truy cập ngay lập tức. Tài khoản cổng được liệt kê tại Quản lý vụ việc → Cài đặt vụ việc → Tài khoản cổng, nơi bạn có thể Vô hiệu hóa tài khoản hoặc Kích hoạt lại tài khoản.
Quản trị viên chọn cách cổng hoạt động trong Cài đặt vụ việc, thẻ Cổng người báo cáo: có bật cổng không, người báo cáo có được nhắn tin khi vụ việc đã đóng không, có gửi email khi trạng thái công khai thay đổi không, và người có tài khoản cổng có tự mở vụ việc mới được không.
Cập nhật lần cuối
Vẫn cần hỗ trợ?
Đội ngũ của chúng tôi trả lời qua email, thường trong vòng một ngày làm việc.