Tự động hóa
Để quy tắc làm thay những việc lặp lại, từ gửi nhắc nhở đến lần lượt giao vụ việc mới cho từng người.
Quy tắc tự động đảm nhận những việc lặp đi lặp lại trong không gian làm việc. Mỗi quy tắc theo dõi một loại bản ghi, như vụ việc, nhân viên hay phản hồi biểu mẫu, và chạy các hành động khi có sự kiện xảy ra hoặc khi đến một ngày nhất định. Mọi thứ nằm ở Cài đặt → Tự động hóa.
Tạo quy tắc
Thiết lập quy tắc từng bước, bật quy tắc và xem các lần chạy.
Xử lý vụ việc
Công việc vụ việc mà quy tắc thường phân công, nhắc nhở và chuyển cấp.
Vai trò và quyền
Quyết định ai được sửa quy tắc và ai được bật quy tắc.
Một quy tắc gồm những gì
- Loại quy tắc: khi nào quy tắc chạy. Sự kiện bản ghi chạy khi bản ghi được tạo, cập nhật, xóa hoặc xuất bản. Lịch theo ngày chạy vào thời điểm trước hoặc sau một ngày trên mỗi bản ghi, ví dụ ba ngày trước khi hợp đồng hết hạn. Xử lý định kỳ chạy theo lịch lặp lại (hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hoặc hằng quý) cho mọi bản ghi phù hợp.
- Điều kiện: quy tắc tác động lên những bản ghi nào, ví dụ chỉ một loại vụ việc hoặc chỉ khách hàng tiềm năng còn mở. Để trống nghĩa là mọi bản ghi.
- Hành động: quy tắc làm gì, theo thứ tự. Ví dụ Gửi thông báo qua email hoặc trong ứng dụng, Đặt giá trị trường, Phân công, Tạo việc cần làm cho vụ việc, Gửi yêu cầu biểu mẫu, Tạo tài liệu, Gắn cờ, Bắt đầu danh mục công việc hoặc Gọi webhook. Bạn chỉ thấy những hành động phù hợp với loại bản ghi và sự kiện của quy tắc.
Các màn hình khác trong Cài đặt → Tự động hóa
| Màn hình | Nội dung |
|---|---|
| Quy tắc tự động | Mọi quy tắc, đang bật hay tắt, và lần chạy gần nhất |
| Lịch sử chạy quy tắc | Từng lần chạy: bản ghi, kết quả và kết quả của từng hành động |
| Lần chạy đã lên lịch | Các lần chạy sẽ diễn ra sau, như nhắc nhở theo ngày |
| Nhóm phân công | Những người lần lượt nhận việc khi quy tắc phân công xoay vòng |
| Kết nối webhook | Các hệ thống khác mà quy tắc có thể gửi dữ liệu đến |
Không gian làm việc mới có sẵn một số quy tắc mẫu cho xác nhận, nhắc việc và chuyển cấp. Một số đã bật, một số đang tắt. Hãy xem qua Quy tắc tự động và tắt những quy tắc bạn không cần trước khi bắt đầu làm việc thật.
Quy tắc đầu tiên của bạn
Xác định việc cần xảy ra và khi nào, ví dụ "gửi email cho người xử lý khi vụ việc được chuyển cấp".
Tạo quy tắc tại Cài đặt → Tự động hóa → Quy tắc tự động: chọn loại bản ghi, cách kích hoạt, điều kiện và hành động.
Bật quy tắc, rồi mở Lịch sử chạy quy tắc sau bản ghi khớp đầu tiên để xem quy tắc đã làm gì.
Hướng dẫn đầy đủ có trong bài Tạo quy tắc.
Ai được dùng tự động hóa
Quản trị viên không gian làm việc quản lý được quy tắc. Để người khác cùng làm, hãy cấp cho vai trò của họ quyền trên Quy tắc tự động. Bật và tắt quy tắc là một quyền riêng, Bật/tắt: không có quyền này, người dùng vẫn sửa được quy tắc nhưng không bật được. Số quy tắc và số lần chạy tối đa tùy theo gói dịch vụ của bạn.
Cập nhật lần cuối
Vẫn cần hỗ trợ?
Đội ngũ của chúng tôi trả lời qua email, thường trong vòng một ngày làm việc.